Het functioneringsgesprek wordt vaak verward met het beoordelingsgesprek. Bovendien is er bij beide te vaak sprake van eenzijdige communicatie. Hoe kunt u het dus, als grote of kleine ondernemer, het beste aanpakken met uw werknemers?
Tekst: Geert Dekker
Eenrichtingsverkeer. Het is het meest gehoorde manco van die verplichte gesprekken die leidinggevenden en medewerkers geacht worden te voeren gedurende een jaar. Een functioneringsgesprek in de eerste maanden, een voortgangsgesprek halverwege en een beoordelingsgesprek aan het eind; zo staat het ongeveer opgeschreven in het Arbeidsvoorwaardenreglement (AVR 2017) van de horeca. Maar wat maken al die verschillende termen uit, zo hoor je medewerkers klagen, als ik gewoon 3 keer op mijn donder krijg?
"Vaak klinkt de kritiek dat het eenzijdige gesprekken zijn", zegt Abe de Jong, senior consultant bij Berenschot HRM. "De leidinggevende vertelt dan alleen wat hij van de medewerker vindt en in de ergste gevallen gebruikt hij zo'n vijfpuntsschaal, van een onvoldoende tot uitstekend. Daar rolt dan vervolgens, als het om een beoordelingsgesprek gaat, al dan niet een salarisverhoging uit. Niet zo gek dat medewerkers zich zelden herkennen in zo'n oordeel. Het is erg subjectief en bovendien maar een momentopname."
Gelijkwaardigheid
Een ander punt is dat het functioneringsgesprek vaak verward wordt met het beoordelingsgesprek. Het heeft echter een heel ander doel (zie kader). Toch vertoont het meer dan eens hetzelfde manco als het beoordelingsgesprek: eenzijdigheid. De manager verkondigt wat er moet gebeuren en wat zijn mening is over wat er gebeurd is. Terwijl juist bij een functioneringsgesprek de deelnemers gelijkwaardig moeten zijn. Het functioneren van een medewerker is immers niet te behandelen zonder daarbij de samenwerking met de leidinggevende te bespreken. En dat is niet mogelijk zonder dat beide aan het woord komen en ze echt naar elkaar luisteren.
"Die gelijkwaardigheid is cruciaal", vindt De Jong. Tegelijkertijd stelt hij dat een gebrek daaraan niet is op te lossen door bijvoorbeeld betere gesprekstechnieken aan te leren. "De sfeer waarin een functioneringsgesprek plaatsvindt, volgt min of meer uit de bedrijfscultuur, de werkverhoudingen. Als die cultuur niet in orde is, corrigeer je dat niet met goede functioneringsgesprekken."
Coachende leidinggevende
Een functioneringsgesprek kán dus weinig zoden aan de dijk zetten. Maar die eenzijdigheid bijvoorbeeld, is ook eigenlijk niet meer van deze tijd. Dat zegt Harry Scheermeijer, consultant en partner bij Kanters Horeca Advies en MMC. "Je ziet zodoende dat leidinggeven in de horeca steeds vaker op basis van gelijkwaardigheid plaatsvindt, in het volle besef dat we allemaal professionals zijn die samenwerken."
Op een dergelijke manier leidinggeven, maakt formele functioneringsgesprekken zelfs vrijwel overbodig, vervolgt Scheermeijer. "De coachende leidinggevende staat voortdurend open voor medewerkers, zal telkens even informeren hoe het gaat en heeft continu oog voor het verbeteren van het functioneren. Zo'n leidinggevende weet ook precies hoe de medewerkers in hun vel zitten."
Een functioneringsgesprek in een dergelijke bedrijfscultuur zal dan ook geen verrassende resultaten opleveren. Het is hooguit een kans elkaar nog wat beter te leren kennen en om even wat langer - en rustiger - te spreken over wat de medewerker bezighoudt. "Ik raad het niet af hoor, functioneringsgesprekken", aldus Scheermeijer, "maar als je het doet, doe het dan goed en niet alleen omdat het moet. Maak dus duidelijke afspraken over hoe verbeteringen tot stand kunnen komen en leg het proces vast waarmee je de voortgang daarvan monitort. Bijvoorbeeld door elke 14 dagen even 10 minuten om de tafel te gaan zitten."
Horeca-hectiek
Hoe dat proces efficiënt is in te richten, zal dus per bedrijf verschillen. "Meer dan in andere sectoren is de focus in de horeca sterk operationeel: zorgen dat het werk gedaan wordt”, zegt De Jong. “Toch is het de moeite waard structureel tijd in te ruimen voor de vraag hoe het werk nog beter gedaan kan worden. Je kunt immers niet alles bespreken in de hectiek van alledag."
"Bij grote bedrijven is het vaker gestructureerd", stelt Scheermeijer, "maar dat wil niet zeggen dat het in kleine zaken minder goed hoeft te gaan. Wat mij betreft is de beslissende vraag of de leidinggevende een goede coach is of niet. Dat is volgens mij bepalend voor de kwaliteit van de werkverhoudingen en de bedrijfscultuur."
Verplicht?
Functioneringsgesprekken zijn niet wettelijk verplicht. In het Arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) zijn ze opgenomen als gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever en -nemer. Ze horen er dus bij als u de AVR in de arbeidsovereenkomsten opneemt. En komt er op een dag een rechter in het spel, dan zal hij bij het beoordelen van de 'billijkheid en redelijkheid' al gauw diezelfde brancheregels als uitgangspunt nemen. Het personeelsbeleid afwijkend van de gebruikelijke hr-cyclus inrichten, is dus echter mogelijk. Het is dan wel verstandig om het een en ander schriftelijk goed vast te leggen, zodat u 'goed werkgeverschap' kunt aantonen. Van al die door het AVR verplichte gesprekjes moeten dus allemaal verslagen gemaakt worden voor in het personeelsdossier, maar ook als coachende leidinggevende die continu bijstuurt, informeert, overlegt en assisteert, zou u niet moeten proberen te ontkomen aan een vorm van vastlegging.
Functioneren, voortgang, beoordeling
Het functioneringsgesprek is volgens de gebruikelijke definities een gestructureerd gesprek tussen de medewerker en leidinggevende over het functioneren van beide. Het heeft als doel dat functioneren te verbeteren. Daarom kunnen naast de kwaliteit van de samenwerking ook andere werkomstandigheden aan de orde komen. Daarnaast gaat het expliciet over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, al dan niet in de vorm van een update van het persoonlijke-ontwikkelingsplan. Ten slotte worden voor al die elementen, tijdens het gesprek, doelstellingen geformuleerd voor verbetering.
In het voortgangsgesprek wordt de progressie besproken van de in het functioneringsgesprek geformuleerde doelen. Zo nodig worden de plannen bijgesteld.
In het beoordelingsgesprek wordt alleen het functioneren van de medewerker besproken. Het doel is dat functioneren - zijn de doelen gehaald? - te koppelen aan de arbeidsvoorwaarden voor het volgende jaar. Die koppeling moet plaatsvinden op basis van van tevoren omschreven criteria en doelstellingen.