Horecaondernemers kampen in het festivalseizoen vaak met teruglopende inkomsten. De oplossing? Zélf een festival organiseren. “Festivalisering is geen concurrentie, integendeel.”
Tekst: Iris Kranenburg
De voorbereidingen voor het festival Kingsday Outdoor, op Koningsdag op het Oldehoofsterkerkhof in Leeuwarden, zijn al maanden in volle gang. Sander van Essen, organisator en mede-eigenaar van Club Red in de Friese hoofdstad: “Dat moet ook wel, want als we onze 14.000 bezoekers teleurstellen kunnen we het festival volgend jaar wel vergeten. We begonnen daarom al in november met het aanvragen van alle vergunningen.” Veel regelwerk, maar dat is het volgens Van Essen meer dan waard. “Mijn basisomzet haal ik uit Club Red; Kingsday Outdoor is een heel mooi financieel extraatje. Buiten directe omzet hou ik er ook indirect wat aan over. Zo is de afterparty in Club Red en is het logo van de club, een boeddhabeeld, uiteraard te zien op het festival. Dat zorgt voor naamsbekendheid. De voorgaande jaren was het in de discotheek bijvoorbeeld een stuk drukker in de weken na het festival. Kingsday Outdoor is dus echt van toegevoegde waarde voor de exploitatie van de club.”
23 miljoen bezoekers
Van Essen is niet de enige clubeigenaar die een eigen festival organiseert. Een kleine greep: Club Air in Amsterdam organiseert jaarlijks Open Air (4 en 5 juni), Club Pacha uit onder andere Ibiza, Shanghai en Sydney zet sinds 2012 het Pacha Festival Amsterdam neer (3 september) en LEF (23 en 24 september) is het succesvolle initiatief van ’t Tunneke uit Heesch. Ook poppodium Annabel uit Rotterdam blijft niet achter en organiseert het Kralingse Bos Festival (27 april), Expedition (16 juli) en het Vrije Volk (27 augustus). Eveneens op de agenda: discotheek Maggy Malou in Utrecht met Zomerkriebels (2 juli) en club Lucky uit Rijssen met Boulevard Outdoor (9 juli). Dat veel clubeigenaren kiezen voor een eigen festival is niet zo gek: uit cijfers van de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) blijkt dat ze in Nederland enorm in trek zijn. In 2012 ging het bijvoorbeeld nog om 700 festivals met zo’n 19,7 miljoen bezoekers en in 2014 was dit gestegen naar 800 festivals met ongeveer 23 miljoen bezoekers. De VVEM komt in juni met de cijfers van 2015, maar verwacht al wel dat deze weer licht zijn gestegen.
Geen concurrent
Een tegengestelde tendens is juist zichtbaar onder discotheken en cafés. Uit onderzoek van het voormalige bedrijfschap Horeca en Catering blijkt namelijk dat Nederland in 2014 nog maar 202 discotheken telde, tegenover 355 in 2004. Cijfers van het CBS geven bovendien aan dat het aantal cafés daalde van 13.000 in 2008 naar 11.000 in 2015. Jacco Bijlsma, organisator van de Nightlife Awards en oud-uitgever van vakblad Nightlife Magazine, bevestigt dat deze dalingen mede door het festivalaanbod komen. “Jongeren hebben tegenwoordig al snel 125 euro over voor een festival met grote namen als Afrojack, Armin van Buuren, Martin Garrix en Dimitri Vegas & Like Mike. Voor dat bedrag krijgen zij, naast een bijzondere line-up, een fantastisch decor, entertainment van hoog niveau en goed eten en drinken. Dit geld kunnen zij niet meer uitgeven in cafés en discotheken, die daardoor in de lente en zomer lijden onder de festivals.” Zijn deze buitenevenementen daarmee dan een serieuze concurrent voor de horeca? “Nee”, zegt Bijlsma, “integendeel. De ontwikkeling is juist een kans om verder te kijken dan je eigen exploitatie. Speel er dus als ondernemer op in en zorg dat een festival een verlengstuk wordt van je bedrijf.”
Kosten en tips
Dat klinkt simpel. Maar dat is het niet, zegt Sjoerd Weikamp, oprichter van het evenementenplatform EventBranche.nl. “Ten eerste moet je rekening houden met bepaalde kosten. Zo zijn er gemeentes die geld vragen voor het slechts in behandeling nemen van een aanvraag en zijn de kosten voor een evenementenvergunning in elke gemeente weer anders.” Ter illustratie: een vergunning in Amsterdam voor een capaciteit van 500 bezoekers kost 250 euro (2.000-5.000 bezoekers: 1.800 euro, 5.000-10.000 bezoekers: 3.000 euro) en in Maastricht 119,43 euro. Dan ben je er echter nog niet, benadrukt Weikamp. “Je moet onder andere ook denken aan de ontheffing voor het buiten schenken van alcohol, de muziekrechten en de geluidsnormen.”
Kortom, geïnteresseerden moeten goed weten waaraan ze beginnen. Weikamp: “Huur daarom een evenementenbureau of goede freelancer in. Kies daarnaast voor een uitzendbureau dat gespecialiseerd is in evenementenpersoneel, -beveiliging en crowdmanagement. Ook doen: advies inwinnen bij de gemeente en het Handboek Evenementen Maken van de VVEM aanschaffen. Om al deze kosten te drukken, kun je besluiten om met meerdere ondernemers een festival te organiseren. Ondanks dat je dan de winst moet delen, heb je met die gebundelde krachten een bredere doelgroep om aan te spreken.”
De organisatie heeft volgens Weikamp dus best wat voeten in de aarde. “Er zijn veel festivals die het niet hebben gered, vooral die van ondernemers die denken op een makkelijke manier geld te kunnen verdienen. Niet dus. Een festival moet je neerzetten als een merk. Dat moet je laden, een eigen imago geven en vervolgens vermarkten. Maar boven alles: zorg voor een sluitende begroting waarbij je zo min mogelijk afhankelijk bent van externe factoren.”
Financiële domper
Niels de Geus kan zich vinden in de woorden van Weikamp. Als mede-eigenaar van Club Air organiseert hij het immens populaire Amsterdam Open Air, dat dit jaar 40.000 bezoekers verspreid over 2 dagen trekt. “Het financiële risico van een festival is vele malen groter dan het runnen van een club en je móet vlammen. Bij een festival dat wij eerder organiseerden trokken we helaas minder bezoekers dan verwacht en zoiets kan dan snel uitlopen op een forse financiële domper. Zo’n risico moet je wel kunnen dragen. Bij Open Air gaat het tot nu toe gelukkig ieder jaar goed. In 2011 organiseerden we het voor het eerst en sindsdien stijgt het aantal bezoekers iedere editie.” Dat geldt ook voor Kingsday Outdoor. Van Essen: “De organisatie kost daardoor ieder jaar weer meer tijd en geld, maar als ik dan 14.000 bezoekers uit hun dak zie gaan en merk wat de invloed daarvan is op Club Red, is het de investering meer dan waard.”